Pek çok acente işe bir Excel dosyasıyla başlar: bir satırda müşteri, plaka, şirket, poliçe no ve bitiş tarihi. Portföy birkaç yüz poliçeyi geçince dosya yavaşlar, filtreler bozulur, kimin neyi güncellediği belirsizleşir ve en önemlisi yenilemeler gözden kaçar. Programa geçmek kararı verildiğinde ise asıl iş verinin kendisidir.
1. Dosyanızı bir kez "müşteri – risk – poliçe" gözüyle okuyun
Excel'de her şey tek satırdadır; bir acente programında ise üç ayrı kayıt vardır:
- Müşteri: sigorta ettiren kişi ya da şirket. Gerçek kişide TCKN, tüzel kişide VKN ile tanınır.
- Risk: sigortalanan varlık. Araçta plaka ve şasi, konutta UAVT adres kodu.
- Poliçe: şirket, branş, poliçe no, yenileme no, tarihler ve primler.
Aynı müşterinin üç poliçesi Excel'de üç satırdır; programda tek müşteri, belki iki araç ve üç poliçe olmalıdır. Bu yüzden geçişin ilk kuralı şudur: müşteriyi TCKN/VKN ile tanıyın, adla değil. "Ahmet Yılmaz" ile "AHMET YILMAZ" aynı kişi olabilir de olmayabilir de; TCKN bunu kesinleştirir.
2. Temizlik listesi
- TCKN/VKN: 11 haneli TCKN ve 10 haneli VKN dışındaki değerleri (boşluk, tire, eksik hane) ayıklayın. Excel'in sayıları bilimsel gösterime çevirdiği sütunları metin biçimine alın.
- Plaka: tek bir yazıma indirin (ör. 35 ABC 123). Plakası henüz gelmemiş yeni araçlarda şasi numarasını ayrı sütunda tutun.
- Şirket adları: "Örnek Sigorta", "ÖRNEK SİGORTA A.Ş." ve "Örnek Sig." aynı şirkettir; tek bir yazıma indirin.
- Branş adları: "Trafik", "ZMSS" ve "Zorunlu Trafik" gibi farklı yazımları birleştirin.
- Tarihler: başlangıç ve bitiş tarihlerinin gerçekten tarih biçiminde olduğundan emin olun; metin olarak girilmiş tarihler en sık hata kaynağıdır.
- Yenileme numarası: şirketler aynı poliçe numarasını yenilemede koruyup yenileme numarasını artırabilir. Yenileme no sütunu yoksa, aynı poliçe numarasının iki yılını ayırt etmek zorlaşır.
3. Önce küçük bir deneme aktarımı
Bütün dosyayı bir anda yüklemek yerine 20-30 satırlık bir örnekle başlayın. Önizlemede şunlara bakın: müşteriler doğru birleşti mi, araçlar doğru müşteriye bağlandı mı, şirket ve branş doğru eşleşti mi? Hatalı satır listesi size dosyanızdaki sistematik hataları gösterir; bunları Excel'de toplu düzeltip tekrar yüklemek, programda tek tek düzeltmekten çok daha hızlıdır.
4. Aktarımdan sonra üç kontrol
- Sayılar tutuyor mu? Excel'deki aktif poliçe sayısı ile programdaki aktif poliçe sayısını karşılaştırın.
- Önümüzdeki 45 gün: yenileme takip listesine girmesi gereken poliçeler listede mi? İlk haftaların en kritik işi budur.
- Örnek kart: en büyük birkaç müşterinizin kartını açıp poliçe ve araç geçmişinin doğru göründüğünü kontrol edin.
5. Eski programdan geliyorsanız
Hazır bir acente programından geçerken çoğu zaman en kolay yol, programın "poliçe listesi" raporunu Excel olarak almaktır. Bu raporlar genelde her satırda bir poliçe ve aynı satırda müşteri ile araç bilgisi içerir; yani yukarıda anlattığımız düz Excel yapısındadır. Taksit, cari hareket ve hasar geçmişi gibi bilgiler ise genellikle ayrı raporlardır; geçiş öncesinde hangilerine ihtiyacınız olduğuna karar verin. Açık taksitleri ve devam eden hasar dosyalarını ilk gün elle girmek, eski yılların tüm hareketlerini taşımaya çalışmaktan çoğu zaman daha sağlıklıdır.
Teminra'da nasıl işler?
Teminra'nın aktarım ekranı iki yol sunar: müşteriler, riskler, poliçeler ve zeyillerden oluşan evrensel şablon ve AcentePlus ile benzeri programların düz poliçe listesi çıktısı. Düz listede her satır müşteri, araç ve poliçeye bölünür; aynı TCKN/VKN tek müşteri, aynı müşteride aynı plaka tek araç olur. Yaygın sütun başlıkları kendiliğinden tanınır, farklı olanları eşleştirme ekranında düzeltip profil olarak saklarsınız. Önizleme ve hatalı satır listesinden sonra onaylamadan hiçbir kayıt yazılmaz. Adım adım anlatım geçiş sayfasında.
Kaynaklar
- Teminra kararları: K-05 (müşteri, risk ve poliçe modeli)
- Teminra aktarım ekranı: evrensel şablon ve düz poliçe listesi profili
Hukuki danışmanlık değildir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve yayın tarihindeki bilgilere dayanır. Mevzuat değişebilir; somut durumunuz için resmî metne ve bir hukukçuya başvurun.